Gérer la communication d’une entreprise : plan d’action

Comment gérer la communication d’une entreprise de façon efficace ? La base, c’est d’adopter une méthode structurée.

En tant que dirigeant, nous rêvons tous d’une communication fluide où les équipes, la vision et les actions s’alignent. Pourtant, la réalité est souvent bien différente. Les messages sont brouillés, les décisions mal relayées et les initiatives dispersées.

Pour éviter cela, un plan d’action simple, cohérent et bien piloté grâce à une identité forte est indispensable.

Dans ce guide, nous allons apprendre à structurer pas à pas une communication d’entreprise efficace.

Comprendre les fondements de la communication d’entreprise

Pour bien communiquer, il faut avant tout comprendre ce qui est en jeu. Il est également primordial de définir l’identité que l’entreprise souhaite transmettre.

Identifier les enjeux internes et externes

En matière d’enjeux internes, le dirigeant joue un rôle clé dans l’instauration d’une dynamique collective. Il doit donc être capable de :

• bien informer le personnel sur la culture de l’entreprise ;
• mobiliser les talents ;
• créer un environnement épanouissant.

Grâce à une communication efficace, les équipes vont comprendre la vision, la mission, et les valeurs de l’entreprise.

Cette compréhension va :

• permettre à chacun de mieux se positionner dans l’organisation ;
• déterminer les comportements de chaque personne ;
• renforcer la cohésion.

Les enjeux externes concernent :

• le marché ;
• la réglementation et la fiscalité ;
• la concurrence ;
• les innovations ;
• les attentes sociétales.

Le dirigeant doit être capable d’anticiper, de suivre l’évolution du marché et des réglementations. Il faut qu’il soit en mesure de transformer chaque contrainte en opportunité.

Pour renforcer son image de marque, une entreprise doit communiquer :

• sa raison d’être ;
• ses engagements ;
• ses choix stratégiques.

Ainsi, elle attirera les bons acteurs et pourra affirmer sa place sur le marché.

Définir l’identité et la proposition de valeur

L’identité d’une entreprise vient du dirigeant lui-même. Il résulte de :

• sa vision ;
• ses valeurs.

Ces dernières vont définir la raison d’être qui vient de l’alignement de ses aspirations personnelles à sa contribution au monde.

La vision est importante, car elle :

• donne du sens à l’existence de chacun au sein de l’entreprise ;
• crée des liens entre les différentes parties prenantes ;
• oriente l’énergie collective vers une direction précise.

Un bon dirigeant doit incarner les valeurs de l’entreprise au quotidien. De cette manière, il va rallier automatiquement les équipes à ces dernières.

Une bonne proposition de valeur est importante. Elle vient de la capacité du dirigeant à :

• comprendre les besoins et attentes de ses clients cibles ;
• utiliser son expertise interne pour proposer une offre unique ;
• anticiper les évolutions du marché.

Une entreprise crée de la valeur quand elle arrive à se différencier via :

• son savoir-faire ;
• ses processus ;
• ses produits ou services ;
• la qualité de son accompagnement.

Une bonne communication commence par une vision claire qui va guider toutes les interactions. Il doit y avoir une parfaite cohérence entre ce qu’est l’entreprise et ce qu’elle veut transmettre.

Pour construire une stratégie de communication réaliste, il est également nécessaire d’analyser l’environnement et les ressources.

Analyser l’environnement et les ressources disponibles

Pour analyser efficacement sa situation, un dirigeant doit examiner son organisation ainsi que les forces externes qui influent sur sa stratégie.

Réaliser un diagnostic interne et externe

Un diagnostic interne débute toujours par une bonne analyse du fonctionnement précis de l’entreprise.

Ce qui définit sa valeur sont :

• ses routines quotidiennes ;
• ses processus ;
• son savoir-faire même s’il n’est pas encore reconnu.

Il faut du recul pour identifier les points forts internes. Souvent, à cause d’habitudes déjà bien ancrées, le dirigeant aura du mal à voir les leviers les plus importants.

En outre, il doit également évaluer l’adhésion à la culture, la cohésion, mais aussi la capacité d’innovation et le niveau d’implication des équipes. Ces éléments sont importants, car ils contribuent à la performance et la stabilité de l’entreprise.

Pour un diagnostic externe réussi, il est essentiel de bien comprendre l’environnement. Elle va souvent évoluer dans un monde avec :

• des fluctuations économiques ;
• des évolutions technologiques ;
• des cadres réglementaires qui changent ;
• des attentes sociétales changeantes.

Il est donc important que le dirigeant :

• anticipe ces transformations ;
• analyse les risques ;
• suive les tendances.

Il doit être en mesure de transformer les éventuelles contraintes en opportunités stratégiques.

En comprenant son marché, ses clients cibles, ses concurrents et la dynamique globale, le dirigeant pourra :

• ajuster la stratégie ;
• faire en sorte que son entreprise reste sur le long terme cohérente et alignée à sa vision.

Évaluer le budget et le potentiel humain

Avant toute action, le dirigeant doit être sûr des ressources disponibles. L’évaluation du budget, ce n’est pas uniquement une question de finances. Il faut également y inclure :

• les risques auxquels l’entreprise est exposée ;
• les contraintes et les obligations.

Pour une démarche proactive alignée à la vision, il est important d’anticiper les choix financiers. Une stratégie ambitieuse sans disposer des moyens nécessaires est considérée comme un manque de sérieux.

Le dirigeant doit alors préparer financièrement chaque étape. Ainsi, il :

• évitera de subir les imprévus ;
• pourra garder le contrôle et sa capacité à agir.

Le potentiel humain est un autre pilier vital. La valeur d’une entreprise dépend en grande partie de son personnel et des talents de chacun. Le niveau d’engagement et la culture collective qui unit les équipes sont également importants.

Le dirigeant doit :

• déterminer les compétences ;
• détecter les forces individuelles ;
• encourager la croissance.

Pour cela, il doit faire en sorte que l’environnement permette à chacun d’exprimer ses talents.

Pour activer le plein potentiel humain, le dirigeant doit comprendre les motivations, les émotions et les comportements de chacun. Il faut aussi que la dynamique collective soit alignée à la vision de l’entreprise.

Pour permettre à chacun d’agir suivant la vision de l’entreprise, il faut définir des objectifs clairs.

Définir des objectifs clairs

Pour avancer efficacement, il est primordial de fixer des objectifs précis. Ils doivent être organisés selon les priorités et les cibles à atteindre.

Utiliser la méthode SMART

Afin de guider les actions du dirigeant et des équipes, les objectifs doivent être clairs et mesurables. Pour suivre les progrès, les indicateurs de performance sont à définir de façon précise.

Les KPI doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement (SMART).

Des objectifs clairs favorisent :

• une prise de décision facilitée au quotidien ;
• un alignement des équipes ;
• une cohérence des actions.

Les objectifs servent de repères pour :

• évaluer les progrès ;
• définir des points de suivi ;
• ajuster la stratégie.

Des objectifs bien formulés favorisent l’engagement et renforcent la motivation. Ils permettent à chacun de se positionner avec précision. Une dynamique collective va naturellement s’installer.

Prioriser selon les besoins et les cibles

Lors de la définition des objectifs, il est essentiel de considérer l’ambition, la vision et les besoins réels de l’entreprise. Chacun d’entre eux doit être intégré dans une démarche cohérente, composée d’étapes :

• précises ;
• ajustables suivant les obstacles identifiés.

La cohérence entre les actions quotidiennes et l’ambition globale est donc vraiment importante. Elle va permettre de détecter ce qui est prioritaire, ce qui peut attendre et ce qui n’est pas aligné à la stratégie.

Plus une entreprise précise clairement sa direction, plus il sera facile pour elle d’identifier les priorités les plus pertinentes.

Quant aux cibles, le dirigeant doit juste identifier les personnes réellement concernées par sa mission et son offre.

Les entreprises les plus performantes sont celles qui sont dynamiques. Elles ajustent en continu leur approche suivant leurs offres et l’évolution des besoins du marché. Ainsi, elles peuvent communiquer avec précision à leur client idéal.

Pour atteindre leur cible, elles doivent également faire attention au choix des canaux de communication.

Choisir les canaux de communication adaptés

Une communication efficace passe par la sélection des bons supports qui permettent de toucher les bonnes personnes au meilleur moment.

Identifier les supports digitaux et traditionnels

Pour bien choisir ses supports de communication, il faut avant tout comprendre les habitudes et les préférences de la cible.

Suivant la génération et le marché, les préférences en matière de communication seront différentes :

• les plus jeunes vont plus privilégier les réseaux sociaux ;
• les anciennes générations resteront attachées aux supports traditionnels.

Pour faire le bon choix, il faut observer les habitudes des clients. L’objectif est de connaître leurs canaux préférés pour s’informer sur une marque ou interagir avec.

Les entreprises les plus performantes adoptent une approche multicanale :

• médias classiques ;
• supports digitaux (site web, réseaux sociaux, etc.)

Elles peuvent ainsi atteindre plusieurs variétés de clients aux préférences différentes et optimiser les interactions avec eux.

Sélectionner les réseaux sociaux pertinents

Les réseaux sociaux sont incontournables pour améliorer la notoriété et la visibilité d’une entreprise. Ils sont un levier puissant pour :

• se constituer une communauté ;
• contacter les prospects ou les clients ;
• renforcer la présence d’une marque.

Les réseaux sociaux permettent d’interagir directement avec les cibles en :

• partageant du contenu ;
• proposant des recommandations.

Ils aident à instaurer une relation qui va au-delà de la simple transaction commerciale.

Le choix du ou des réseaux dépend du client cible. Il faut trouver les plateformes où il est vraiment présent, réceptif et très actif.

Construire un plan d’actions structuré

Pour une communication parfaitement structurée, il faut organiser les actions dans le temps. Il est également important de préciser clairement les responsabilités de chacun.

Planifier les étapes clés sur un calendrier

La stratégie doit être décomposée en différentes étapes, avec des jalons précis. Chaque objectif doit être fractionné en étapes intermédiaires :

• s’étalant sur trois ans ;
• avec des échéances d’abord semestrielles et ensuite trimestrielles.

Cette structuration est indispensable pour :

• anticiper les obstacles ;
• faire face aux incertitudes ;
• avoir en écrit les risques pour chaque étape.

Grâce à cette planification, le dirigeant peut :

• prévoir les solutions possibles ;
• déterminer le temps nécessaire pour chaque étape ;
• ajuster suivant l’évolution du contexte.

Le plan doit également inclure les actions pour la gestion des risques.

Pour chaque étape, il est aussi important de préciser :

• le responsable ;
• les moyens alloués ;
• le planning associé.

Pour assurer un bon suivi, il faut prévoir des points de contrôle réguliers. Ainsi, il sera possible de corriger la trajectoire et de garder l’alignement stratégique.

Le calendrier devient ainsi un outil dynamique à mettre à jour suivant les nouvelles informations, tout en conservant le cap fixé par la stratégie globale.

Allouer un responsable par mission

Il est important pour chaque mission d’y attribuer un responsable. Chaque tâche doit être associée à une personne :

• qualifiée ;
• complètement engagée ;
• autonome.

Le dirigeant doit bien préciser ce qui est attendu d’elle. Ainsi, la personne pourra donner le meilleur d’elle-même en respectant la vision globale de l’entreprise.

D’où l’importance d’établir des fiches de mission qui précisent avant tout les responsabilités, et les résultats attendus. Elles définissent également les KPI et les modalités d’établissement de rapport.

Chaque personne peut ainsi :

• prendre des décisions éclairées ;
• mesurer ses progrès.

Une équipe est efficace lorsque les responsabilités sont bien réparties. Pour cela, il faut une communication fluide et transparente.

Mettre en place une communication interne efficace

Pour une cohésion et une performance optimale, la communication interne doit être transparente, favoriser l’échange et susciter l’engagement.

Favoriser la transparence et l’échange continu

Une communication efficace renforce les liens dans une organisation. Pour être engagée, chaque personne a besoin d’un sentiment d’appartenance, de lien et de sécurité.

D’où l’importance de la transparence des chiffres, des actions et des projections. Tout cela renforce le sentiment de sécurité des équipes sur la continuité de l’activité de l’entreprise.

Il est important d’interagir avec eux de façon simple et directe. La communication doit tenir compte du niveau de compréhension de chacun. Ainsi, les messages seront faciles à comprendre.

Favoriser les échanges descendants et ascendants permet :

• de partager la vision ;
• d’avoir des feedbacks venant du terrain.

Une organisation réceptive qui encourage les retours, favorise une culture saine en cohérence avec sa vision globale.

Instaurer des outils collaboratifs

Les informations doivent circuler de façon fluide pour une communication interne efficiente. Il est primordial de donner aux employés l’accès aux informations nécessaires. Ainsi, ils pourront faire leur travail efficacement.

Ces informations peuvent être transmises facilement par :

• le recours à des technologies modernes ;
• une communication ouverte.

L’objectif est de favoriser les échanges simples, directs et réguliers, mais aussi d’éviter les « nœuds » de communication. Ainsi, chacun pourra prendre des décisions éclairées plus rapidement.

Optimiser les relations externes et la visibilité

Pour renforcer sa présence sur le marché, une entreprise doit développer des relations solides avec ses partenaires. Elle doit également mener des actions qui améliorent sa visibilité.

Développer des partenariats et des relations presse

La qualité des relations externes dépend de la profondeur des rapports avec les partenaires. Il est primordial de renforcer les liens en allant au-delà des transactions commerciales. L’objectif est de créer des collaborations profondes, sources de bénéfices mutuels.

Les partenariats deviennent avantageux si l’entreprise :

• comprend les besoins du marché ;
• arrive à créer des synergies avec les fournisseurs et les clients.

Pour trouver des partenaires et créer des liens, une entreprise peut participer à des salons, ou à des conférences.

Ces évènements vont améliorer sa visibilité et sa notoriété. Des opportunités d’affaires peuvent ainsi se créer et son image s’améliore.

Lancer des campagnes ciblées et mesurables

La performance d’une campagne de communication externe dépend avant tout de sa capacité à toucher le client idéal. Les entreprises les plus performantes personnalisent leurs messages pour communiquer directement à la cible.

Elles veillent à ce que tout soit clair et aligné avec ses besoins.

Une campagne est jugée efficace quand il est possible de la mesurer. Il existe d’ailleurs plusieurs critères d’analyse, notamment le nombre de :

• personnes touchées ;
• visites sur le site internet ;
• demandes de devis ;
• conversions et ventes finales.

En observant chaque étape du parcours client, il est possible de voir :

• où se trouvent les blocages ;
• d’ajuster la stratégie.

Évaluer et ajuster la stratégie

Pour assurer une communication performante dans le temps, il est primordial d’évaluer régulièrement les résultats obtenus. Ils permettront d’améliorer la stratégie en continu.

Suivre des indicateurs de performance

Le suivi d’indicateurs est nécessaire pour évaluer l’impact réel des actions menées. Une entreprise doit déterminer le nombre de personnes qui ont :

• entendu parler d’elle ;
• visité son site ;
• contacté ses équipes commerciales ;
• demandé un devis ;
• finalisé un achat.

Encore une fois, chaque étape du parcours d’achat doit être analysée. Ainsi, l’entreprise saura où se trouvent les pertes pour améliorer le processus.

Analyser et réorienter en continu

La notoriété d’une entreprise se construit de jour en jour et s’entretient. Elle doit analyser régulièrement ses résultats. Elle pourra alors réviser ses actions suivant :

• les changements sur le marché ;
• les attentes du client cible ;
• les performances mesurées.

L’entreprise doit surveiller en permanence les signaux venant de ses prospects et de ses clients.

Ces évaluations et ajustements continus évitent que la marque ne devienne « obsolète ou ennuyeuse ».

Conclusion

Gérer la communication est donc un travail continue. Elle doit être ajustée suivant l’évolution de la situation de l’entreprise et du marché. Ce travail nécessite donc une personne proactive qui sait prévoir les risques.

La communication peut être gérée à l’interne si l’entreprise a des responsables expérimentés. Elle peut également faire appel à une agence externe pour former le personnel et assurer la première mise en place.

Foire aux questions

Pourquoi est-il crucial de suivre des indicateurs de performance ?

Suivre des indicateurs permet de savoir précisément où le parcours client se bloque et d’ajuster le message en conséquence. Cela est indispensable pour rendre la communication réellement efficace et ainsi améliorer la visibilité.

Comment évaluer le budget nécessaire pour une stratégie de communication efficace ?

Le budget d’une stratégie de communication est évalué en tenant compte de la vision du dirigeant, des risques et des obligations. Cette évaluation est nécessaire pour garder une trajectoire cohérente et éviter de subir les imprévus.

Quelle est l’importance de définir des objectifs clairs en communication ?

Des objectifs de communication clairs aident à structurer les actions et facilitent la mesure des résultats obtenus. Elles donnent la direction à prendre et facilitent ainsi les prises de décisions, l’engagement et l’alignement des équipes.

En savoir plus

https://fr.indeed.com/conseils-carrieres/developpement-personnel/guide-communication-entreprise

https://www.cco-at-work.com/blog/optimiser-la-communication-externe-pour-renforcer-limage-de-lentreprise